Documents de commande numérique pour réaliser les exigences d'ISO 9001 standard

Jamais arrivé de vous que votre employé a utilisé le mauvais document et a causé une masse? Jamais arrivé de vous que des informations classifiées atteindre les mauvaises mains et vous gêné? Jamais arrivé de vous que vous avez perdu un document important et je savais que votre patron ne vous fâchez? Pour aucune raison? Si le faites, s'il vous plaît faites attention!

Utilisation du logiciel de contrôle des documents se réunit généralement les standards ISO 9001 Exigences de contrôle du document. Les exigences de contrôle des documents est l'un des éléments clés des exigences d'ISO 9001 standard pour la réalisation d'un système qualité efficace de gestion. Sans un contrôle fiable des procédures et des dossiers, de l'intégrité d'une entreprise SMQ va échouer - comme une question pratique des affaires et comme un système conforme vérifiable.

Il existe de nombreuses solutions aujourd'hui pour contrôler les documents à la fois manuel et numérique. Dans cet article, je vais examiner comment on peut atteindre les exigences avec des solutions numériques. Faites attention, nous n'avons pas écrire le logiciel, mais une solution numérique. Solution numérique ne doit pas être un logiciel de contrôle des documents

Il ya deux sortes de documentations dans les organisations. Le premier est les exigences de l'ISO documentation 9001. Pour le second, (autre que ce qui est nécessaire) l'organisme doit identifier et documenter "nécessaires" processus (activités avec entrées et sorties). Bien sûr, la documentation doit être adapté à la taille et le type de l'organisation, la complexité et l'interaction des processus, et la compétence du personnel. En d'autres termes, ne dépassez pas vos têtes, vous le regretteriez plus tard. Le but n'est pas de transformer l'organisation d'être un secrétaire pour la norme ISO 9001.

Le premier niveau de contrôle des documents numériques

Le premier niveau de contrôle des documents numériques sur les organisations est posé avec ses systèmes de gestion. Les systèmes de gestion sont des logiciels conçus pour soutenir certains des processus de travail. Le système peut être un système ERP, un système CRM ou tout autre système. Tant qu'il documente les processus de travail. Dans les formes du système sont mises en œuvre (écrans). Le système vous guide pour remplir les informations correctes au bon endroit. Finalement, l'information est à l'endroit et au bon moment, organisé et contrôlé. Même la distribution de l'information est gérée. C'est ce que le contrôle des documents est tout au sujet. Donc, quand vous documentez votre SMQ et de vous préparer à l'audit terrifiant, tout processus qui est inclus dans le SMQ et est documenté par l'intermédiaire du système de gestion - est couvert. Mais vous devrez le mentionner dans la procédure. Ne dites pas que je ne vous ai pas.

De base des systèmes électroniques

La façon la plus courante numérique d'aujourd'hui est encore en utilisant le réseau informatique local et les systèmes de messagerie pour le contrôle des documents. La gestion des documents est habituellement être réalisé lorsque les dossiers ou répertoires sont mis en place et en général il est fait localement (un département ou une division). Les documents sont sauvegardés sur le serveur à l'emploi. Parfois, l'administrateur du système ou peut-être le gestionnaire de la qualité exige que le document serait protégé par des changements - la "lecture seule" possibilité. Les types de documents sont variant de formes, procédures, registres, plans, instructions de travail, des diagrammes, etc

En ce qui concerne les documents de routage, l'e-mail que deviendra le principal canal de communication. Les gens envoient des documents comme pièces jointes aux fins d'examen ou à l'emploi.

Maintenant, vous pensez peut-être qu'il s'agit d'une commande numérique des documents, mais en fait, vous ne obtenir de la documentation numérique, mais aucun contrôle, afin que jamais! Pourquoi? Tout d'abord, lorsque vous enregistrez un document sur le serveur, il est en fait un manuel de gestion et non un système de gestion numérique. Il est exact, le document est numérique, mais la gestion est manuelle. L'employé l'enregistre dans le dossier et nomme le document. Il a le plein contrôle sur elle. Dieu sait ce qu'il est capable de faire avec elle. Gestion de documents numériques nécessite que le document serait soumis via le système de gestion des documents de contrôle. De cette façon, le système enregistre le document et commence alors la gestion de son cycle de vie. Maintenant, aucun de vos employés enregistre tout document qu'il enregistre sur le réseau local. Corrigez-moi si je me trompe.

Deuxièmement, lorsque vous envoyez un e-mail avec une pièce jointe, c'est comme exportation d'un document de son système et dans un cycle de vie individuelle indépendante. La personne qui reçoit cet attachement serait probablement enregistrer le massage avec le document et chaque fois qu'il en aurait besoin, il les sourcils à travers ses mails l'obtenir le document. Tout le monde le fait. Il pourrait apporter des changements et vous ne savez pas quoi que ce soit. Le suivi de ces documents, les commentaires formulés par les examinateurs, et l'histoire approbation finale ne sont pas automatiquement accessibles dans un système de routage e-mail manuel (qui sont les plus communs). Même si les documents sont envoyés par e-mail, les administrateurs système doivent suivre manuellement, mettre à jour et communiquer l'examen qu'ils reçoivent. Pour le rendre plus clair, il s'agit d'un système en boucle ouverte. Sans parler des résultats de stockage inefficaces.

Avec le système de gestion de documents numériques, vous ne envoyer le document mais un lien ou tout autre déclencheur pour accéder au document via le système de gestion des documents de contrôle.

Troisièmement, même lorsque vous enregistrez un document et que vous le caractériser comme «lecture seule» - qui empêche la personne de l'enregistrement du document sur son ordinateur, le modifier et le diffuser dans toute l'organisation. Encore une fois vous êtes de retour à un système en boucle ouverte. Désolé. Ö.K. Même avec les plus forts les plus sophistiqués des systèmes de gestion de documents numériques de contrôle que vous pouvez jamais vraiment empêcher cela. Peu importe ce qu'on vous dit. Vous êtes en fonction de votre employé et son prêts à suivre les règles de base pour assurer la conformité réglementaire. A la fin de la journée, nous sommes coincés avec le facteur humain.

Donc, avec manuel (comme si - numérique) contrôle des documents nous atteindre trois objectifs: une méthode en boucle ouverte pour la gestion des documents, un document d'exporter hors de la boucle et un cycle de vie indépendante pour les documents. Les trois choses que la norme ISO 9001 est essayons d'éviter.

Solutions

La première solution que nous vous proposons est de maintenir la situation actuelle (le manuel, dite «numérique», à la gestion). Vous devez avoir à le soutenir avec des procédures documentées décrivant la manière dont il faut gérer la documentation (qui est l'exigence de la norme ISO 9001 standard) et de maintenir un contrôle étroit aspects. Qui tiendrait contre la norme ISO 9001, mais je recommande à l'aperçu des exigences pour être sûr que vous obtenez les exigences.

La deuxième solution que je peux penser est le contrôle des documents via le système de gestion. Ce que je veux dire, c'est que tous les documents seraient concentrés à un seul endroit. Les documents sont une partie d'un processus. Certains de ces processus sont documentés dans les systèmes de gestion (ERP ou CRM) et de certains de celui-ci manuellement (avec des formes manuellement). Dans la plupart des systèmes (ceux que je connais) le module suivant existe. Il s'agit d'un module de moins utilisée. Il est généralement appelé «Gestion des titres". L'idée de base est de lier les documents aux processus ou un dossier lié au processus au sein du système. De cette façon vous éduquer les employés de télécharger les documents d'un seul endroit. Pas plus de documents par courriel, aucun document augmentation de l'épargne sur les ordinateurs personnels. Cette solution exige que tous les documents seraient enregistrés dans le système (ce que l'ensemble beaucoup de travail!). Pour plus de détails, accédez à votre administrateur système. Cette solution n'est pas la perfection mais qu'il tiendrait contre les exigences de la norme ISO 9001. N'oubliez pas de documenter la méthode dans une procédure.

Si vous êtes prêt à investir plus de vos ressources vous pourriez envisager la mise en œuvre du logiciel de gestion des documents de contrôle.

Système de gestion des documents de contrôle

Maintenant, c'est la solution optimale. Chaque gestionnaire de la qualité serait mieux dormir la nuit s'il savait que tous les documents sont contrôlés par un robot (sans sentiments et des volontés autres que ce qui est programmé dans lui). Passons en revue les avantages de la mise en œuvre du logiciel de gestion de documents: Contrôle ceci est la chose la plus importante (d'ailleurs c'est ce que la norme ISO 9001 est tout au sujet, eh bien, la plupart de celui-ci). Que voulez-vous contrôler?
Organisation - tous les documents de tous types (formulaires, procédures, plans, schémas et graphiques - tout ce que vous utilisez) seraient organisés, classés, enregistrés et prêt pour vous de récupérer et d'utiliser.
Distribution - à qui les documents doivent être utilisés.
Conformité - avec vos cadres réglementaires.
Accéder à l'information - maintenant, vous pensez peut-être que vous avez accès à la plupart des informations dans votre organisation, mais vous seriez surpris. Avec le logiciel de gestion de documents de contrôle que vous avez les informations dont vous avez besoin exactement et vous serez en mesure de suivre toutes les activités documents liés à améliorer la qualité, la responsabilité et la productivité - ce qui signifie que toutes les informations sont accessibles quand jamais.
Localisation - le système gérera l'emplacement de tous les documents. Pas plus la diffusion de documents sur tout le réseau local.
Sécurité - logiciel de gestion de documents améliore la sécurité des documents. Électroniques des programmes de contrôle des documents logiciels utilisent souvent un accès sécurisé et contrôlé par la base de données pour stocker les fichiers au lieu de stockage de papier ou de répertoires du réseau.
Stockage - vous serez en mesure d'économiser de stockage en éliminant les multiples économies documents (ainsi, nous savons que le stockage numérique d'aujourd'hui n'est pas une grosse affaire) mais le stockage physique et la récupération de documents papier devient de plus en plus problématique, car les pratiques de croître. Et vous le savez!
Plus d'infos?

Cette solution coûts. Il coûte de l'argent et des ressources humaines - n'ai aucun doute à ce sujet! Mais nous croyons vraiment que dans le long terme, il se rend en ajoutant des valeurs aux processus de travail. Tous les avantages ci-dessus sont possibles pour réaliser manuellement par vos employés, mais ils prennent beaucoup de temps. Et le temps c'est de l'argent.

Aujourd'hui, il existe deux possibilités de documents numériques: les systèmes de contrôle basés sur le Web et indépendamment installé.

La solution basée sur le Web est tout simplement s'abonner à un site web qui vous fournit les documents de service de contrôle. Cela signifie que les entiers ci-dessus sont fournis via l'internet. C'est tentant n'est-ce pas? Comme un service Internet, il n'ya aucun logiciel ni matériel à acheter, installer, entretenir ou mettre à niveau. Et si le service n'est pas satisfaisant, suffit de vous désabonner. C'est tout. Vous pouvez accéder où que vous soyez et de fournir des espaces de travail pour les personnes travaillant à domicile.

L'installation est indépendante où vous achetez un logiciel et l'installer sans le réseau de votre. Vous voudrez peut-elle s'intégrer à vos autres systèmes. Maintenant, cela sera très bien pour un processus de travail! Aujourd'hui, ils sont généralement faciles à mettre en œuvre et facile à utiliser et avec des prix qui ne sera pas bouleversé obtenir votre patron (trop).

SummeryUsing logiciel de contrôle des documents habituellement Rencontre les exigences ISO 9001 standard.
En ce qui concerne plus de documentation (autre que ce qui est requis par la norme ISO 9001) l'organisme doit identifier et documenter les processus «nécessaires».
Le premier niveau de contrôle des documents numériques sur les organisations est posé avec ses systèmes de gestion. Finalement, l'information est organisée au bon endroit et de l'heure et contrôlé. Même la distribution de l'information est gérée.
Enregistrement de documents sur le réseau local n'est pas considéré comme un contrôle de la gestion numérique des documents. Il s'agit d'un manuel de gestion.
Emailing documents à usage exporte les documents sur le système et hors de la commande.
Avec le manuel (comme si - numérique) contrôle des documents nous atteindre trois objectifs: une méthode en boucle ouverte pour la gestion des documents, un document d'exporter hors de la boucle et un cycle de vie du document indépendant.
La première solution est de maintenir la situation actuelle (la gestion manuelle). Vous devez documenter la procédure de contrôle et de maintenir les aspects intimes.
Deuxième solution est le contrôle des documents via le système de gestion d'un tel module «gestion des titres". Cette solution exige que tous les documents seraient enregistrés dans le système. Vous devez documenter la procédure.
Troisième solution est la mise en œuvre d'un système numérique de contrôle de gestion des documents. Cette solution nécessite beaucoup de ressources (financières et humaines), mais il porte beaucoup d'avantages.
Le premier type d'un système numérique de contrôle de gestion des documents est une installation indépendante - vous achetez le logiciel et l'installer sur votre système organisations. Il peut s'intégrer à vos autres systèmes.
Le deuxième type d'un système numérique de contrôle de gestion des documents est un programme basé sur le Web - vous achetez un service de gestion de vos documents via le net....